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La gestion des pièces jointes aux demandes repose sur trois choses : quoi envoyer à chaque étape, comment éviter d'envoyer la mauvaise version, et comment savoir si l'acheteur a regardé. Contre-intuitif : plus vous envoyez de pièces jointes, moins l'acheteur les regarde. Un seul fichier par e-mail, et pas plus de 5 Mo par fichier. À la première réponse, n'envoyez aucune pièce jointe ; après confirmation du besoin, envoyez une fiche technique PDF ; à l'étape du devis, envoyez le devis en PDF. Le contrôle des versions passe par un nom de fichier avec numéro de version et date, les anciennes versions sont archivées et non supprimées. Le suivi des ouvertures indique le nombre de consultations : un prospect qui a ouvert plus de 3 fois mérite plus d'attention qu'un simple « interested » de façade.